İTİRAZLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ ve KAPSAM:
Bu prosedürün amacı, ASO 2. ve 3. OSB METES’ e müşterilerden veya diğer kesimlerden gelen belgelendirme faaliyetleri konusundaki itiraz başvurularının alınması, değerlendirilmesi, incelenmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin esasları belirlemek, tüm itirazlar için kayıtların oluşturulması ve kayıtların tutulmasını sağlamaktır.
2. TANIMLAR:
2.1 İtiraz: Başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş bir kişinin, talep ettiği belgelendirme statüsüne ilişkin ASO 2. ve 3. OSB METES İktisadi İşletmesince verilen kendilerini ilgilendiren herhangi bir kararın yeniden değerlendirilmesi talebidir.
3. SORUMLULUKLAR:
3.1 Bu prosedürün uygulanmasından Sekreterya/Kayıt Hizmetleri Sorumlusu, Kalite Yönetim Temsilcisi, Merkez Müdürü ile İtiraz ve Şikayet Komitesi sorumludur.
4. UYGULAMALAR
4.1 İTİRAZLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ
4.1.1 İtirazlar; başvuru sahibi, aday ve belgelendirilmiş kişiler tarafından yapılır.
4.1.2 İtiraz başvuruları şahsen yapılır. Başkaları adına yapılan itirazlar kabul edilmez.
4.1.3 İtiraz prosedürüne ait bilgi ve belgeler internet sitesinde yayımlanır. Belgeler istendiğinde Merkezden temin edilebilir.
4.1.4 İtiraz başvuruları itiraz konusu, isim, imza ve iletişim adreslerinin de yer aldığı “ İtiraz Formu “ ile yapılır. İsim, imza ve iletişim adresleri olmayan itiraz başvuruları işleme alınmaz.
4.1.5 İtiraz; belgelendirme süreci içerisinde uygulanan başvuru, sınavlar, değerlendirme, belgelendirme, gözetim, yeniden belgelendirme, belgenin askıya alınması ve belge iptali vb. konularda merkezce yürütülen iş ve işlemleri kapsar.
4.1.6 İtiraz başvuruları sekreterya/kayıt hizmetleri sorumlusunca teslim alınır, Kayıt işlemlerinden sonra Kalite Yönetim Temsilcisine iletilir.
4.1.7 Kalite Yönetim Temsilcisi itiraz konusunu değerlendirir, itirazdaki haklılık/gerçeklik durumunu sorumlulara ve ispatlayıcı belgelere ulaşarak gerekli araştırma ve incelemeyi yapar. İtiraz konusunu, yapılan araştırma ve inceleme sonucunu, karar önerisini “ İlk Aşama İtiraz Değerlendirme Formu ” ile kayıt altına alır. İlk aşamada çözümlenen itirazlar yazılı olarak itiraz sahibine bildirilir. İtiraz sahibi kendisine yapılan bildirimin bir örneğine “ İtirazımla ilgili gerekli işlemler yapılarak tarafıma bildirilmiştir. İtirazımı geri alıyorum” şeklinde yazarak imzalar. İlk aşamada çözümlenemeyen itirazlar “ İtiraz ve Şikayet Komitesi ”ne iletilir.
4.1.8 İlk aşamada çözümlenen itiraz sonuçları, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içerisinde yazılı olarak itiraz sahibine bildirilir. İlk aşamada çözümlenemeyen itirazlarda, ilk 7 gün içerisinde itiraz sahibine “İtirazın, İtiraz ve Şikayet Komitesine havale edildiğini, komitenin en geç 30 gün içerisinde bildireceği görüşüne istinaden verilecek kararın, görüşün bildirilmesini takip eden ilk 7 gün içerisinde kendilerine resmi olarak bildirileceği” yazılı olarak duyurulur
4.1.9 İtiraz ve Şikayet Komitesi kendilerine iletilen itiraz konusunda uygulanacak yöntemi belirler. Gerekli inceleme, araştırma ve değerlendirmeyi yaparak en geç 30 gün içerisinde görüş oluşturur. Komitenin itiraza ilişkin görüşü Merkez müdürüne yazılı olarak rapor edilir. Görüşe istinaden Merkez Müdürünce alınan karar 7 gün içerisinde yazılı olarak itiraz sahibine bildirilir. İtiraz ve Şikayet Komitesi, İlk aşama İtiraz değerlendirmeleri ile çözümlenen itirazlar hakkında bilgilendirilir.
4.1.10 İtirazla herhangi bir şekilde bağlantısı olan kişiler itirazın ele alınması, değerlendirilmesi ve karar alma işlemlerinde görev alamazlar. Karar verici konumda olan Merkez müdürünün itiraz konusu ile bağlantısı olması halinde karar Yönetim Kurulunca yetkilendirilmiş bir kurul üyesi tarafından alınır.
4.1.11 İtiraza ilişkin sekreterya hizmetlerinin yerine getirilmesinden, kayıt ve belgelerin tutulmasından, muhafazasından Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.